Regulamin rejestracji uczestników na konferencję organizowaną
przez Polskie Stowarzyszenie Soczewek Kontaktowych oraz firmę KOJ
w dniach w 04-06.04.2025. w Krakowie
§ 1. Postanowienia ogólne
1.1. Regulamin stanowi podstawę organizacji Konferencji OPTOMETRIA 2025 organizowanej przez Polskie Stowarzyszenie Soczewek Kontaktowych, ul. Prosta 3A, 87-100, Toruń, NIP: 9562206421, REGON: 340323381 oraz firmę KOJ Adam Koj, która odbędzie się w dniach 04-06.04.2025. w hotelu DoubleTree by Hilton, w Krakowie. Niniejszy Regulamin został zamieszczony na stronie www.optometria2025.pl, zwanej dalej stroną konferencyjną i określa prawa oraz obowiązki jej uczestników. Wszelkie zmiany w regulaminie będą podawane do wiadomości publicznej, poprzez zamieszczenie ich na stronie Konferencji.
1.2. Przepisy niniejszego Regulaminu stanowią integralną część zgłoszenia uczestnictwa w Konferencji i obowiązują wszystkich Uczestników.
§ 2. Uczestnictwo w Konferencji
2.1. Warunkami uczestnictwa w Konferencji są:
2.1.1. Zgłoszenie uczestnictwa w Konferencji poprzez wypełnienie formularza zgłoszeniowego dostępnego na stronie internetowej Konferencji lub poprzez darmową aplikację OPTOMETRIA 2025 dostępną dla urządzeń mobilnych pracujących w systemach operacyjnych Android i iOS Apple.
2.1.2. Uiszczenie opłaty w wysokości i terminie podanym przez Organizatora na stronie https://optometria2025.pl/informacje/cennik-3
2.1.3. Koszt udziału w Konferencji, pobytu i przejazdu uczestnik pokrywa we własnym zakresie.
2.1.4. Organizator na żądanie Uczestnika wystawi rachunek za udział w Konferencji (dane do rachunku należy podać w formularzu zgłoszeniowym).
2.1.5. Termin nadsyłania zgłoszenia uczestnictwa w Konferencji za pośrednictwem serwisu internetowego www.optometria2025.pl lub aplikacji upływa w dniu 28.03.2025r. Rejestracja po tym terminie będzie niemożliwa.
2.1.6. Liczba osób uczestniczących w Konferencji jest ograniczona.
2.1.7. Każdy Uczestnik otrzyma certyfikat uczestnictwa w Konferencji.
2.1.8. W dniu rozpoczęcia Konferencji konieczne jest okazanie potwierdzenia zakupionego biletu z indywidualnym kodem QR, w formie aplikacji mobilnej lub wydruku. W przypadku braku potwierdzenia konieczne będzie okazanie dowodu osobistego celem weryfikacji uczestnika. Każdy uczestnik otrzyma personalizowany identyfikator umożliwiający udział w Konferencji.
2.1.9. Organizatorzy stosować będą skanowanie kodu QR umieszczonego na personalizowanych identyfikatorach w celu: potwierdzenia obecności, odbioru materiałów konferencyjnych lub pozwolenia na przesłanie droga mailową ofert sponsorów i wystawców obecnych na konferencji.
2.1.10. Udział osoby niepełnoletniej w Konferencji możliwy jest jedynie na podstawie pisemnej zgody opiekuna prawnego lub w towarzystwie osoby pełnoletniej.
2.1.11. Zgłoszenie uczestnictwa jest jednoznaczne z akceptacją niniejszego Regulaminu.
§ 3. Opłaty
3.1. Wysokość opłat za uczestnictwo w Konferencji opublikowana jest na stronie internetowej www.optometria2025.pl.
3.2. Płatnikiem (adresatem rachunku) jest podmiot zamawiający poszczególne usługi związane z uczestnictwem w Konferencji.
3.3. Brak uregulowania należności za udział w Konferencji w terminie podanym przez Organizatora na stronie internetowej Konferencji upoważnia Organizatora do anulowania zgłoszenia uczestnictwa, bez ponoszenia z tego tytułu jakiejkolwiek odpowiedzialności odszkodowawczej.
3.4. Opłatę za udział w Konferencji należy przesłać zgodnie z informacjami wskazanymi przez Organizatora poprzez system płatności PayU połączony z formularzem rejestracyjnym. Informacje o opłatach znajdują się na stronie internetowego serwisu konferencyjnego pod adresem www.optometria2025.pl.
3.5. Organizator zastrzega sobie prawo do udzielania zniżek od ceny podstawowej dla członków Polskiego Stowarzyszenia Soczewek Kontaktowych i studentów.
§ 4. Rezygnacja z udziału w Konferencji / Reklamacje / Polityka zwrotów
4.1. Uczestnik może zrezygnować z uczestnictwa w Konferencji. Rezygnacja Uczestnika z udziału w Konferencji powinna być dokonana w formie pisemnej. Polityka zwrotów zgodna z ustawą z dnia 30 maja 2014 r.o prawach konsumenta, art. 27
4.2. W przypadku rezygnacji Uczestnika z udziału w Konferencji:
a) gdy Organizator otrzyma od Uczestnika oświadczenie o rezygnacji do 30 dnia przed rozpoczęciem Konferencji, Organizator zwróci Uczestnikowi wpłaconą kwotę, zatrzymując odstępne w wysokości 10% wartości całości opłaty;
b) gdy Organizator otrzyma od Uczestnika oświadczenie o rezygnacji pomiędzy 29 a 21 dniem przed rozpoczęciem Konferencji, Organizator ma prawo zatrzymać odstępne w wysokości 50% wartości całości opłaty;
c) gdy Organizator otrzyma od Uczestnika oświadczenie o rezygnacji w 20 dniu przed rozpoczęciem Konferencji lub później, Organizator zatrzyma całą otrzymaną wpłatę.
4.3. Uczestnik ma prawo delegować w zastępstwie inną osobę niż zgłoszona. Zmiany Uczestnika można dokonać najpóźniej do 20 dni przed datą Konferencji. Zmiana Uczestnika następuje niezwłocznie po przesłaniu potwierdzenia ze strony Organizatora.
4.4. Wszystkie kwestie dotyczące zwrotów należy zgłaszać na adres info@optometria2025.pl
4.5. Organizator rozpatrzy każdy zgłoszony wniosek o zwrot w ciągu 48 godzin od otrzymania wiadomości na adres info@optometria2025.pl
4.6. Reklamacje w przypadku niezrealizowania przez Organizatora konferencji, wybranej sesji wykładowej lub warsztatu można zgłaszać na adres info@optometria2025.pl
4.7. Reklamacje rozpatrywane będą indywidualnie przez Organizatora w ciągu 72 godzin od otrzymania wiadomości na adres info@optometria2025.pl
4.8. Reklamacje rozpatrzone pozytywnie oznaczają dokonanie przez Organizatora zwrotu części lub całości wpłaconej kwoty zgodnie z cennikiem przedstawionym na stronie https://optometria2025.pl/informacje/cennik-3 (oddzialnie udział w konferencji, udział w kolacji koleżeńskiej, udział w warsztatach płatnych)
§ 5. Odpowiedzialność Organizatora
5.1. Organizator zapewnia, że dołoży wszelkich starań, aby zagwarantować warunki organizacyjne konferencji zgodne z opisem na stronie internetowej Konferencji.
5.2. Organizator ustala plan konferencji oraz zastrzega sobie prawo do zmian w programie Konferencji, nawet w dniu, w którym odbywa się Konferencja, w tym prawo do zmian rozkładu czasowego i kolejności wystąpień.
5.3. Zmiany w programie konferencji, o których mowa powyżej nie mogą stanowić podstawy do kierowania roszczeń finansowych wobec Organizatora.
5.4. Organizator zastrzega sobie prawo do odwołania konferencji w przypadku zaistnienia zdarzeń losowych. W takim przypadku wszystkie wpłaty wniesione przez uczestnika Organizator zwróci Zamawiającemu w pełnej wysokości.
5.5. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za rzeczy należące do Uczestnika, które mogą zostać zgubione, zniszczone lub skradzione podczas Konferencji.
§ 6. Odpowiedzialność Uczestnika
6.1. Uczestnik zobowiązuje się zastosować się do wymagań niniejszego Regulaminu, jak również stosowania się podczas konferencji do zasad bezpieczeństwa oraz instrukcji i poleceń organizacyjno – technicznych przedstawicieli Organizatora oraz hotelu DoubleTree by Hilton, w Krakowie.
6.2. W szczególności na terenie hotelu DoubleTree by Hilton, w Krakowie zabronione jest:
b) sprzedaż i używanie narkotyków (środków odurzających, psychotropowych i innych o których mowa w ustawie z dnia 29 lipca 2005 roku o przeciwdziałaniu narkomanii tj. DZ.U. z 2012 r. poz. 124 , z późn. zm.).
c) wnoszenie broni palnej i innych niebezpiecznych przedmiotów.
6.3. Uczestnicy ponoszą pełną odpowiedzialność materialną za dokonane przez siebie zniszczeni na terenie obiektu, na którym odbywa się Konferencja.
§ 7. Ochrona danych osobowych
7.1. Administratorem danych osobowych jest Polskie Stowarzyszenie Soczewek Kontaktowych, ul. Prosta 3A, 87-100, Toruń, NIP: 9562206421, REGON: 340323381 oraz firma KOJ Adam Koj ul. Powstańców Śląskich 1c, Kadłub, 47-100 Kadłub, NIP: 7561434248, REGON: 532178602.
7.2. Dane osobowe Uczestników przetwarzane są w celu przeprowadzenia Konferencji, w tym stworzenia listy uczestników a także w celu dokonania rozliczenia transakcji z tytułu opłat za Konferencję oraz ewentualnego dochodzenia roszczeń opłaty z Konferencję lub innych.
7.3. Dokonując rejestracji Uczestnik wyraża zgodę na przetwarzanie jego danych osobowych dla celów przeprowadzenia Konferencji, w tym stworzenia listy Uczestników.
7.4. Uczestnikom przysługuje prawo dostępu do swoich danych osobowych, ich poprawy oraz żądanie usunięcia. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, ale niezbędne dla wzięcia udziału w Konferencji.
7.5. Organizator zastrzega sobie prawo do skorzystanie z serwisu zewnętrznego do przeprowadzenia rejestracji.
7.6. Za zgodą Uczestnika zebrane dane mogą być gromadzone w jednej lub wielu bazach danych bezpośrednio lub pośrednio utrzymywanych przez Administratora danych osobowych.
7.7. Podczas Konferencji Organizator może przeprowadzać sesje fotograficzne i video. Uczestnictwo w wydarzeniach jest połączone z wyrażeniem zgody na wykorzystanie wizerunku każdego z Uczestników, Prelegentów i Prowadzących w materiałach informacyjnych i promocyjnych.
§ 8. Postanowienia końcowe
8.1. Organizator zastrzega sobie prawo do zmian w niniejszym Regulaminie.
8.2. W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem stosuje się odpowiednie przepisy Kodeksu Cywilnego.
8.3. Regulamin wchodzi w życie z dniem 25.01.2025r.
